策劃一場(chǎng)活動(dòng)確定活動(dòng)時(shí)間需要考慮的因素有哪些？

針對(duì)企業(yè)活動(dòng)、籌款活動(dòng)及特殊活動(dòng)而言，不管時(shí)間定在一周的中間幾天還是在星期六晚上，都可以保證大多數(shù)人能夠參加。

如果將活動(dòng)定在星期五晚上，出席率可能就會(huì)低一些，因?yàn)橛械娜嗽诿β盗艘恢艿墓ぷ鳎芪逑掳嗪蠖紩?huì)很疲乏，或許單位有工作需要加班，這在國(guó)內(nèi)的單位企業(yè)是常有發(fā)生的，所以在你確定活動(dòng)時(shí)間的時(shí)候，有很多需要考慮的因素。

這其中包括：

舉辦活動(dòng)的時(shí)間是在白天還是晚上？

什么時(shí)候開(kāi)始？什么時(shí)候結(jié)束？

活動(dòng)要求著正裝還是休閑裝？

果客人從工作單位趕來(lái)參加活動(dòng)，或者活動(dòng)結(jié)束后趕著去上班，是否有足夠的時(shí)間換衣服？

志愿者是否有足夠的時(shí)間離開(kāi)本職工作，在客人來(lái)到之前將一切事情準(zhǔn)備妥當(dāng)？

大部分的活動(dòng)都會(huì)客人及其配偶到場(chǎng)。如果會(huì)議是在一周的中間幾天的白天舉行，那么有的客人的配偶可能很難到場(chǎng)。所以將時(shí)間定在傍晚比較合適。或者你可以安排到周末，這樣兩人都會(huì)有空了。

你的客人從何處趕來(lái)？

這也是你在計(jì)劃時(shí)間的時(shí)候必須考慮的一個(gè)因素。

他們下班以后直接趕到活動(dòng)現(xiàn)場(chǎng)來(lái)嗎？

他們通常幾點(diǎn)下班？

如果他們還會(huì)帶一個(gè)客人來(lái)，原定的時(shí)間仍然對(duì)他們合適嗎？

他們會(huì)不會(huì)在路上遇到堵車(chē)的情況？

他們是從郊區(qū)趕到市區(qū)來(lái)嗎？

兩種情況可能同時(shí)存在，這取決于夫婦雙方居住和上班的地點(diǎn)。

你的活動(dòng)會(huì)持續(xù)多長(zhǎng)時(shí)間？

第二天是不是工作日？

夫婦第二天都需要早起嗎？

客人和他們的配偶可能會(huì)分乘不同的車(chē)輛來(lái)到會(huì)場(chǎng)，有足夠的停車(chē)位嗎？

如果活動(dòng)要求出席者穿宴會(huì)小禮服并帶黑領(lǐng)結(jié)，客人們有足夠的時(shí)間回家換衣服嗎？

或者他們需要帶著更換的衣服去上班嗎？

他們可以提前下班嗎？

你是否給工作人員、志愿者預(yù)留了充足的時(shí)間趕到會(huì)場(chǎng)、停車(chē)準(zhǔn)備、換裝、吃飯？

在第一個(gè)客人預(yù)計(jì)到達(dá)時(shí)間的至少半小時(shí)前他們能否將一切都準(zhǔn)備好嗎？

幾年前，在洛杉磯某私人慶祝晚宴活動(dòng)上。這次晚宴活動(dòng)刻意安排在奧斯卡頒獎(jiǎng)晚會(huì)的時(shí)間，并且包括了一個(gè)奧斯卡之夜主題晚會(huì)?？腿藗兌际菑耐獾貋?lái)的，而這次晚會(huì)也是他們的告別活動(dòng)。此時(shí)的好萊塢正值熱鬧非凡的時(shí)候，到處都能看到電影明星。為了拍攝客人們抵達(dá)洛杉磯時(shí)聚會(huì)的場(chǎng)景，主辦方借來(lái)了一套電影拍攝裝備，客人們有機(jī)會(huì)利用劇本、化妝師和道具自己“拍電影”。他們舉辦奧斯卡主題晚會(huì)的地點(diǎn)離飯店有一段距離。所以需要交通車(chē)送他們回飯店。組織者提前預(yù)訂了25輛加長(zhǎng)禮賓車(chē)，一般通常甚至在別人還沒(méi)想到奧斯卡之夜的時(shí)候就早早地簽了用車(chē)協(xié)議并交了定金。你可以想象，禮賓車(chē)在這時(shí)候是多么搶手。組織者還規(guī)定，如果客人有要求的話，禮賓車(chē)當(dāng)晚還可以供他們繼續(xù)使用。在晚宴活動(dòng)結(jié)束之后，客人們乘坐著禮賓車(chē)去觀賞別具風(fēng)格的洛杉磯夜景。這是一次讓人終身難忘的活動(dòng)，至今很多人對(duì)此還津津樂(lè)道。

如果你在確定活動(dòng)時(shí)間的時(shí)候，如果你能站在來(lái)賓的角度，多為他們考慮一下，為他們衣食住行的方便都安排好，他們還有什么理由不來(lái)呢？還有什么因素能妨礙你的活動(dòng)取得成功呢？